Access-query als bron voor afdruk samenvoegen

Bij het maken van oefeningen op “afdruk samenvoegen” (Mailmerge) in MS Word 2013 viel het me op dat sommige query’s voor problemen zorgen.  MS Word beweert dat er 0 records zijn en dat terwijl de query’s wel degelijk records bevatten.  De afdruk samenvoegen leverde dan ook maar één resultaat op nl. een foutmelding “Het hoofddocument kan niet worden samengevoegd met het gegevensbestand, omdat de gegevensrecords leeg zijn of omdat er geen records overeenkomen met de ingestelde queryopties.”

Na wat onderzoek bleek het probleem zich enkel voor te doen bij query’s die criteria bevatten met jokertekens (* of ?). De standaard technologie die zorgt voor de verbinding tussen Access en Word (OLE DB) kan daar namelijk niet mee overweg, wanneer je alle sterretjes vervangt door procent-tekens (%) en alle vraagtekens door underscores (_) dan werkt “afdruk samenvoegen” probleemloos. Maar je query werkt niet meer in Access.

Wil of kan je je query in Access niet wijzigen dan moet je een andere technologie gebruiken om een verbinding te leggen tussen Access en Word. Ga als volgt te werk.

  • Open Microsoft Word
  • Ga naar “Bestand” => “Opties” => “Geavanceerd”
  • Ga in de rubriek “Algemeen” op zoek naar “Conversie van bestandsindeling bevestigen bij openen” en vink dit aan
  • Bevestig met OK
  • Klik in het lint op “Verzendlijsten” => “Adressen selecteren” => “Bestaande lijst gebruiken”
  • Selecteer je Access databank
  • Er verschijnt nu een dialoogvenster dat je voorheen nooit te zien kreeg: “Gegevensbestand bevestigen”.
  • Klik onderaan het dialoogvenster op “Alles weergeven”
  • Kies “MS Access-databases via DDE”
  • Kies de query die voorheen voor problemen zorgde, de query zal nu niet meer voor problemen zorgen

Vragen of opmerkingen over dit artikel? Of wil je meer weten over veldcodes? Contacteer mij gerust!

Meer witruimte tussen woorden (in Word 2013)

Onlangs kreeg ik de vraag of er een mogelijkheid bestaat om meer witruimte te voorzien tussen woorden in Word 2013.

In Word is het eenvoudig om de afstand tussen de letters te verbreden of te versmallen. Daarvoor klik je in het lint op “Start” en je klikt op het knopje “Uitbreiden” in de groep “Lettertype”.

Word: Tekenafstand verbreden

In het dialoogvenster dat verschijnt kies je het tabblad “Geavanceerd” en ter hoogte van “Tekenafstand” kies je voor “Verbreed” met “xxxx pt”.   Als je vb. kiest voor 3 pt, dan krijg je dit resultaat (onderste zin is verbreed).

 Word: Tekenafstand verbredenWord: tekenafstand verbreed met 3pt

Maar wat als je tevreden bent met de tekenafstand en je wil enkel meer witruimte tussen de woorden? Tussen elk woord twee spaties plaatsen (eventueel te realiseren met “Zoeken en Vervangen”, één spatie vervangen door twee spaties)? Maar wat als twee spaties te veel witruimte zijn? En wat als je nog wat verder werkt aan je tekst. Als je dit een tweede keer doet krijg je op veel plaatsen 4 spaties? Verder zal je spellingscontrole helemaal op hol slaan.

Een mooie oplossing bestaat er volgens mij niet, maar toch iets wat in de buurt komt:  alle spaties vervangen door “verbrede spaties”.   Om dit te realiseren klik je in het lint op “Start” en vervolgens op de knop “Vervangen” (Sneltoets: CTRL+H).

In het veld “Zoeken naar” tik je een spatie in, in het veld “Vervangen door” tik je eveneens een spatie in. Daarna (met de cursor nog steeds in “Vervangen door”) klik je onderaan op de knop “Opmaak” (indien je die niet ziet moet je eerst op de knop “Meer >>” klikken) en je kiest voor “Lettertype”. Je krijgt hetzelfde dialoogvenster als in de derde alinea van deze post. Daar stel je in “Verbreed met XX pt”.  Bevestig met “OK” en klik tenslotte op de knop “Alles vervangen”.

In het screenshot hieronder zie je het resultaat op de onderste zin (verbreed met 2pt)

Word: witruimte tussen woorden vergroten Word: meer witruimte tussen woorden

De breedte is bovendien makkelijk aan te passen of de verbreding kan makkelijk ongedaan gemaakt worden door opnieuw “Zoeken en vervangen” toe te passen. Je gaat opnieuw zoeken naar een eenvoudige spatie en vervangt door een spatie met meer/minder of helemaal geen verbreding.

Als je hierover vragen of opmerkingen hebt dan kan je me steeds contacteren via mail, het contactformulier van deze site of via Twitter (@dieterdepuydt)