Beveilig de toegang tot je Office 365 beter

Om dubbele authenticatie te gebruiken in Office 365 installeer je bij voorkeur de Microsoft Authenticator app op je smartphone. Met de (beter bekende) Google Authenticator app lukt het alvast niet!

https://apps.apple.com/nl/app/microsoft-authenticator/id983156458 (Apple)
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&hl=nl (Android)

Dubbele authenticatie instellen in Office 365 is niet moeilijk, maar maak er even tijd voor.

Werkwijze

  1. Meld je aan bij Office 365.
  2. Klik rechts bovenaan op je profielfoto (of je initialen in een cirkeltje) en klik op “Mijn account” in het menu dat verschijnt.
  3. Klik centraal op het scherm op “Aanvullende beveiligingsverificatie” onder “Beveiligingsgegevens”.
  4. Onder “Stap 1: Hoe kunnen we …” kies je voor “Mobiele app” en vervolgens voor de optie “Verificatiecode gebruiken”. Klik vervolgens op de knop “Instellen”.

  5. Open de Microsoft Authenticator app op je smartphone en scan daarmee de QR-code die nu verschijnt op je scherm. Klik op de knop “Volgende” als de QR-code gescand is.
  6. In de authenticator app verschijnt nu een zescijferige code die om de 30 seconden wijzigt.
  7. In het scherm “Stap 2: Voer de verificatiecode …” geef je de zescijferige code in die nu in de authenticator app (zie hierboven) wordt weergegeven. Bevestigen doe je door te klikken op de knop “Volgende”.

  8. In de derde en laatste stap geef je je gsm-nummer in. Wanneer de mobiele app je om de een of andere reden in de steek laat kan je via SMS alsnog toegang tot je Office 365 account krijgen.

Actief!

De dubbele authenticatie is meteen actief. Er wordt gezocht naar een evenwicht tussen gebruiksgemak en veiligheid. Enkel wanneer je je aanmeldt in een browser/op een computer die je niet eerder gebruikte zal je na het ingeven van een juiste gebruikersnaam en wachtwoord ook nog een code moeten ingeven.

Standaard wordt er verwacht dat je voor de code in de Microsoft Authenticator kiest maar als dat om een of andere reden niet mogelijk is kan je klikken op “Meld u op een andere manier aan”, waarna je o.a. de mogelijkheid krijgt om een code te ontvangen via SMS.

Heb je vragen, opmerkingen of is iets niet duidelijk? Dan hoor ik dat graag.

Mailbox gehackt?

In mijn vrienden- en kennissenkring hoor ik de laatste tijd weer vaker dat hun mailbox gehackt. Onze mailbox is en blijft een van de favoriete doelwitten van hackers. Het is dan ook voor velen van ons het epicentrum van ons online leven. Het is de plaats waar bevestigingen van online betalingen toekomen, de plek waar je mailtjes ontvangt waarmee je je vergeten wachtwoord kan herstellen …

Meer nog dan vroeger is het de verzamelplek van persoonlijke informatie. Sinds mailplatformen als GMail of Office365 gigantische hoeveelheden opslagruimte aanbieden voor geen geld zien we geen reden meer om (oude) mailtjes te verwijderen.

Is mijn mailbox gehackt?
Dat is oprecht een goede vraag. De hacker heeft er immers niets aan dat je dit snel ontdekt. Hij wil in alle stilte zo lang mogelijk misbruik maken van je mailbox. Een veel gebruikte techniek is het instellen van een regel waardoor interessante mailtjes die voor jou zijn bestemd doorgestuurd worden naar de mailbox van de hacker.

Gebruikers van Office365 kunnen dit nagaan door op het tandwieltje te klikken rechts bovenaan nadat ze zijn ingelogd in hun mailbox. Helemaal onderaan het scherm klik je op “Alle outlook-instellingen weergeven”. In het menu dat verschijnt kies je uiterst links voor “E-Mail”, daarnaast op “Regels”. Indien er regels te zien zijn, analyseer ze dan rustig. Een hacker zou bv. een regel kunnen ingesteld hebben genre “Als de mail het woord ‘visa’ of ‘mastercard’ bevat, stuur de mail dan door naar …”

Hoe wordt mijn mailbox gehackt?
De potentiële winst die een hacker kan maken door jouw mailbox te hacken is niet zo groot, de inspanningen die de hacker wil leveren om jouw mailbox te hacken zijn navenant. De hacker baseert zich op de wetenschap dat veel mensen één wachtwoord gebruiken voor alle mogelijke online toepassingen.

In het verleden werden (en worden nog steeds!) grote bedrijven zoals LinkedIN, eBay, Canva … gehackt waarbij de lijst van hun gebruikers mét bijhorende wachtwoorden in handen van hackers terecht komen. Die lijsten worden op duistere websites voor een prikje te koop aangeboden.

GMail en Offic365 hebben (bij mijn weten) dit nog niet voorgehad maar dat hoeft ook niet. Wanneer de hacker te weten komt dat je login op Canva pakweg “dieter@depuydt.eu” is en je wachtwoord “test@123!”, dan vindt hij het op zijn minst de moeite waard om even te proberen of ook je mailbox wordt beschermd met het wachtwoord “test@123!”. Of je nu een sterk wachtwoord hebt of niet, dat maakt met deze hackers techniek dus niets uit.

Hoe kan ik mij beschermen?
In de meest ideale situatie kies je voor elk online platform een ander wachtwoord. Steeds een sterk wachtwoord uiteraard. Echt gebruiksvriendelijk of makkelijk is het niet, zelfs als je een wachtwoordmanager gebruikt.

Daarom werd “dubbele authenticatie” in het leven geroepen. Alle grote mailplatformen (waaronder GMail en Office 365) bieden deze dienst gratis aan. Naast je gebruikersnaam en wachtwoord moet je dan elke keer nog een code ingeven. Een code die je vindt in een handige app op je smartphone of die je per SMS wordt toegestuurd. De code is slechts eenmalig geldig en kan dus moeilijker misbruikt worden door hackers.

Het kost allemaal wat tijd en moeite, daar is geen twijfel over. Maar voor belangrijke diensten zoals je mailbox(en) loont het zeker de moeite.

Hoe?
Om je op weg te helpen schreef ik een korte blogpost voor de belangrijkste platformen.

Beveilig je Twitter account beter
Beveilig je Facebook account beter
Beveilig je Office 365 account beter

Office 365 ProPlus updates

Eén van de voordelen van het gebruik van Office 365 ProPlus is dat er met de regelmaat van de klok updates voor Office worden gemaakt en aan de gebruikers bezorgd.

Afhankelijk van het “update-channel” dat je kiest krijg je de updates sneller of minder snel.

Voor Office 365 gebruikers is het “update-channel” standaard ingesteld op “Semi-Annual-Channel”. Dit houdt in dat je twee keer per jaar (in januari en juli) updates voor het Office-pakket binnenkrijgt. Het voordeel is dat veel gebruikers je zijn voorgegaan en dat eventuele bugs wellicht al zijn opgelost nog voor ze op je computer zouden terechtkomen. Het nadeel is dat je relatief lang moet wachten op nieuwe toeters en bellen.

Een tweede mogelijkheid is het instellen van het “Semi-Annual Channel (Targeted)” update-channel. Het principe is ongeveer hetzelfde nl. twee keer per jaar updates voor het Office-pakket maar enkele maanden vroeger nl. in maart ipv juli én in september ipv januari. Het doel van dit update-channel is om een beperkt aantal gebruikers de kans te geven om de updates te testen alvorens het grote publiek de updates krijgt voorgeschoteld.

Tot slot is er de mogelijkheid om te kiezen voor het “Monthly-channel”. Je krijgt de updates dan ongeveer maandelijks binnen. Het voordeel is uiteraard dat je de nieuwste toeters en bellen als eerste op je computer krijgt, de zeldzame bugs die hiermee gepaard gaan moet je er dan wel als nadeel bijnemen.

Wat veel gebruikers niet weten is dat je zelf kan bepalen voor welk “update-channel” je kiest. Open je register (Regedit) en ga naar de map“HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration”, wijzig daar de waarde van de sleutel “CDNBaseUrl” naar

  • Monthly Channel =>
    http://officecdn.microsoft.com/pr/492350f6-3a01-4f97-b9c0-c7c6ddf67d60
  • Semi-Annual Channel =>
    http://officecdn.microsoft.com/pr/7ffbc6bf-bc32-4f92-8982-f9dd17fd3114
  • Semi-Annual Channel (Targeted) =>
    http://officecdn.microsoft.com/pr/b8f9b850-328d-4355-9145-c59439a0c4cf

Als het niet lukt, reageer dan gerust onder dit artikel of contacteer mij.

Gedeelde bestanden op MS-Teams “alleen lezen” maken.

MS Teams is een online platform dat tot doel heeft om samen te werken aan een project. Het is onderdeel van Office 365 en kan zowel voor zakelijke toepassingen als onderwijs doeleinden gebruikt worden.

Bij een net aangemaakte MS Teams-site kunnen leerlingen (al dan niet per ongeluk) bestanden, die je met hen hebt gedeeld, wijzigen of verwijderen. Om dit te voorkomen doe je er goed aan het onderdeeltje “bestanden” van de MS Teams-site “alleen lezen” te maken voor de leerlingen.

  • Open de MS Teams-site die je wil aanpassen.
  • Klik op “Bestanden”.
  • Klik op “Openen in SharePoint”. (zie schermafbeelding)

Je krijgt je bestanden nu in een minder gebruiksvriendelijke omgeving te zien.

  • Klik uiterst rechts op het “informatie icoontje” en vervolgens op de link “Toegang beheren”. (zie schermafbeelding)

Je krijgt te zien welke groepen toegang hebben tot de bestanden van je MS Teams-site. De namen zijn niet helemaal zichtbaar, daarvoor zijn ze te lang. Laat je muis over de namen bewegen en er verschijnt een klein dialoogvenstertje waarin je de volledige naam kan zien.

  • Ga op zoek naar de groep waarvan de naam eindigt op “Leden”.
  • Onder deze groep staat een link “Kan bewerken”.  Klik op deze link en kies voor “Wijzigen in alleen weergeven”.

Microsoft Classroom met pensioen

In April 2016 stelde Microsoft een in Office 365 geïntegreerde digitale leeromgeving (ok, dat is een groot woord) voor: Microsoft Classroom.  Voor scholen die al volop de kaart van Office 365 hadden getrokken een handige extra.  In Mei 2017 werd beslist om het product, dat nooit de Preview fase heeft verlaten, niet verder te ontwikkelen en op 31 Juli 2017 definitief stop te zetten.

Als opvolger wordt Microsoft Teams for Education voorgesteld. Microsoft Teams is een zakelijk platform om samenwerking binnen teams te ondersteunen, de “Education” versie werd speciaal aangepast voor samenwerking binnen scholen (klassen, lerarenteams, enz …). Net als Microsoft Classroom is Microsoft Teams volledig binnen Office 365 geïntegreerd.

Microsoft Teams for Education heeft zo goed als alle functies van Microsoft Classroom, de manier van werken is ongeveer identiek. Doordat Microsoft Teams een grotere doelgroep heeft (zowel bedrijven als scholen) lijkt Microsoft er veel meer middelen tegenaan te gooien. Zo zijn er op vandaag al mobiele apps beschikbaar voor zowel Windows, IOS als Android en bureaublad apps voor zowel Windows als Mac.

Classrooms worden niet automatisch gemigreerd naar Teams!! Alle bestanden blijven beschikbaar binnen SharePoint Sites van waaruit ze makkelijk kunnen gekopieerd worden naar OneDrive. Alleen de punten die gekoppeld werden aan taken gaan op 31 Juli definitief verloren.

Vragen of opmerkingen? Nood aan ondersteuning bij de migratie naar Teams? Op zoek naar een opleiding voor je leerkrachten? Contacteer mij!

Offline installatie van Office 2016

Steeds meer mensen kopen Office 2016 via een Office 365 abonnement.  Om Office 2016 te installeren ga je binnen de Office 365 omgeving op een link klikken waarna een klein setup bestand (3 MB) wordt gedownload en gestart.  Dit programmaatje haalt het hele Office pakket van het Internet en installeert het op je computer. De installatie is zeer eenvoudig en daardoor ook voor de minder ervaren computeraar haalbaar.  Er is echter één nadeel nl. bij ELKE installatie ga je elke keer ruim 1 GB data downloaden.  Vooral wanneer vb. 50 leerlingen dit tegelijk willen doen vanop éénzelfde netwerk (het schoolnetwerk?) wordt dit een probleem.

Een offline installatie bestand is niet direct beschikbaar maar kan je wel zelf aanmaken en dat gaat makkelijker dan je denkt.

  • Download de Office 2016 Deployment Tool van deze webpagina https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49117office2016
  • Voer het net gedownloade programma uit en je krijgt een map (locatie kan je zelf kiezen) met daarin twee bestanden nl. “setup.exe” (3,5 MB) en “configuration.xml” (1 KB).
  • Pas het configuratiebestand (configuration.xml) aan naar wens; dit was wat ik ervan maakte. Ik koos ervoor om de 32 bit versie te installeren van Office Pro Plus, in het Nederlands en de programma’s Project, Publisher, SharepointDesigner, Visio, Groove (OneDrive for Business) en InfoPath die wou ik net niet. Je kan nog wel heel wat meer instellen, alle informatie daarover vind je op https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219426.aspx.
  • Vervolgens open je een commando venster (cmd), je navigeert naar de map waarin het setup programma en het configuratie bestand staan en daar voer je het commando “setup.exe /download configuration.xml” uit.
  • Je zal zien dat in de map een submap “Office” verschijnt waarin na een tijdje ruim 1 GB aan bestanden komen te staan.

Eens dat in orde is plaats je de volledige map op een netwerkfolder of een USB stick . Je kan Office 2016 (gekozen taal, gekozen versie, gekozen programma’s) installeren op elke computer (zonder Internet verbinding!!) door in een commando venster te navigeren naar de map waarin setup.exe en configuration.xml staan en daar het commando “setup.exe /configure configuration.xml” uit te voeren.

Bemerk trouwens dat je op geen enkel moment een serienummer, login of wachtwoord hoeft in te tikken. Dat moet pas als je voor het eerst een applicatie opstart. Op dat ogenblik is een werkende Internetverbinding trouwens wel noodzakelijk.

Als je vragen of problemen hebt, dan help ik je graag.

Office Lens: Must have app voor je smartphone

Office Lens - Stap 1In mijn lessen gebruik ik vaak artikel(tje)s uit tijdschriften en kranten. Je zag me dan ook wekelijks sukkelen met onhandige krantenformaten bij de scanner. Daarna nog wat sukkelen in een fotobewerkingsprogramma om de andere artikelen weg te knippen, de strijd met het OCR pakket had ik jaren geleden al opgegeven.

Gelukkig is dat dankzij Office Lens allemaal definitief verleden tijd.  Office Lens is een GRATIS app die zowel beschikbaar is voor iOS, Android als uiteraard voor Windows.  Met deze app kan je eenvoudig artikels inscannen, ongeacht of dat nu een klein artikeltje in een krant is of een artikel dat een volledige A3 in beslag neemt.

Hoe ga je te werk?

  1. Installeer de app op je smartphone of tablet
  2. Open de app en kies wat je wil gaan inscannen: een Foto, een Document, …
  3. Neem het artikel in het vizier, je zal merken dat de app zelf op zoek gaat naar de “randen” van het artikel. Geef de app eventjes de tijd meestal lukt het wel … Als je tevreden bent klik je op de grote oranje knop om het beeld vast te leggen.
  4. Is Office Lens er niet in geslaagd om de randen van je artikel correct aan te duiden? Klik dan bovenaan rechts op de “Crop” knop (net naast het woordje “Gereed”). Je kan nu zelf de randen van het artikel aanduiden.twee
  5. Tevreden? Klik dan op de knop “Gereed”. Je kan nu kiezen waar je deze afbeelding wil opslaan. Kies je “OneDrive”, “OneNote”, “Word” of “PowerPoint” dan moet je eerst eenmalig een Office 365 of Outlook.Com account instellen.
  6. Vul je Office 365 of Outlook.Com gebruikersnaam in en klik op “Volgende”.  Geef aan of dit een privé account (meestal Outlook.Com) of een bedrijfsaccount (altijd Office 365) is. Geef tenslotte je gebruikersnaam en wachtwoord in voor deze Office 365 of Outlook.Com account.drie
  7. Kies je “Word” dan zal een WORD bestand naar de “OneDrive” van je Office 365 of Outlook.Com gekopieerd worden. Dit Word bestand bevat het artikel in bewerkbare tekst (er werd dus OCR op toegepast !!!) EN een afbeelding van het artikel. De afbeelding is niet zomaar een foto, maar werd door Lens bewerkt zodat de afbeelding perfect leesbaar is net alsof het artikel ingescanned werd.

    Kies je “OneDrive” dan zal enkel een afbeelding (JPEG bestand) naar de “OneDrive” van je Office 365 of Outlook.Com account gekopieerd worden. Net als bij “Word” gaat het niet zomaar om een foto maar om een bewerkte afbeelding die minstens de kwaliteit van een scan evenaart. OCR wordt bij deze optie niet gebruikt!!

    Kies je “OneNote” dan wordt een nieuwe pagina aangemaakt in een notablok die in je “OneDrive” zit. Dit lijkt op het eerste zicht enkel de afbeelding te bevatten maar ook de bewerkbare tekst zit in “OneNote”.  Wanneer je de notablok bekijkt in de desktop versie van “OneNote” kan je rechts klikken op de afbeelding en kiezen voor “Tekst kopiëren van afbeelding”. Wanneer je vervolgens op een vrije plaats klikt met de rechtermuisknop en kies “Plakken” verschijnt de tekst in een bewerkbare vorm.

Het resulaat in “Word” formaat vind je hier.

Vragen of opmerkingen? Je weet me te vinden.