Beveilig de toegang tot je Office 365 beter

Om dubbele authenticatie te gebruiken in Office 365 installeer je bij voorkeur de Microsoft Authenticator app op je smartphone. Met de (beter bekende) Google Authenticator app lukt het alvast niet!

https://apps.apple.com/nl/app/microsoft-authenticator/id983156458 (Apple)
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.azure.authenticator&hl=nl (Android)

Dubbele authenticatie instellen in Office 365 is niet moeilijk, maar maak er even tijd voor.

Werkwijze

  1. Meld je aan bij Office 365.
  2. Klik rechts bovenaan op je profielfoto (of je initialen in een cirkeltje) en klik op “Mijn account” in het menu dat verschijnt.
  3. Klik centraal op het scherm op “Aanvullende beveiligingsverificatie” onder “Beveiligingsgegevens”.
  4. Onder “Stap 1: Hoe kunnen we …” kies je voor “Mobiele app” en vervolgens voor de optie “Verificatiecode gebruiken”. Klik vervolgens op de knop “Instellen”.

  5. Open de Microsoft Authenticator app op je smartphone en scan daarmee de QR-code die nu verschijnt op je scherm. Klik op de knop “Volgende” als de QR-code gescand is.
  6. In de authenticator app verschijnt nu een zescijferige code die om de 30 seconden wijzigt.
  7. In het scherm “Stap 2: Voer de verificatiecode …” geef je de zescijferige code in die nu in de authenticator app (zie hierboven) wordt weergegeven. Bevestigen doe je door te klikken op de knop “Volgende”.

  8. In de derde en laatste stap geef je je gsm-nummer in. Wanneer de mobiele app je om de een of andere reden in de steek laat kan je via SMS alsnog toegang tot je Office 365 account krijgen.

Actief!

De dubbele authenticatie is meteen actief. Er wordt gezocht naar een evenwicht tussen gebruiksgemak en veiligheid. Enkel wanneer je je aanmeldt in een browser/op een computer die je niet eerder gebruikte zal je na het ingeven van een juiste gebruikersnaam en wachtwoord ook nog een code moeten ingeven.

Standaard wordt er verwacht dat je voor de code in de Microsoft Authenticator kiest maar als dat om een of andere reden niet mogelijk is kan je klikken op “Meld u op een andere manier aan”, waarna je o.a. de mogelijkheid krijgt om een code te ontvangen via SMS.

Heb je vragen, opmerkingen of is iets niet duidelijk? Dan hoor ik dat graag.

Beveilig de toegang tot je Twitter account beter

Deze blogpost uit januari 2016 werd herwerkt in augustus 2020.

Two-factor authentication of dubbele authenticatie was in 2016 misschien nog iets voor nerds, in 2020 is het de eenvoudigste manier om je te wapenen tegen de steeds toenemende internetcriminaliteit.

Dubbele authenticatie instellen in Twitter is niet moeilijk en kan zowel op basis van een authenticator app als op basis van een sms-code.

Werkwijze (algemeen)

  1. Meld je aan op http://www.twitter.com met je Twitter gebruikersnaam en wachtwoord.
  2. Klik in het menu links op “Meer” en vervolgens op “Instellingen en privacy”.
  3. Onder de kop “Inloggen en beveiliging” klik je op “Beveiliging”.
  4. Klik net onder de kop “Tweestapsverificatie op “Tweestapsverificatie”. Je kan dubbele authenticatie baseren op een Authenticator app, een sms-code, een fysieke veiligheidssleutel of een combinatie van voorgaande.

Optie 1: Authenticator app

  1. Na de werkwijze hierboven zet je het vinkje aan bij “Verificatie-app”.
  2. Klik op “Start” in het scherm dat verschijnt.
  3. Tik je Twitter-wachtwoord in en klik op “Verifiëren”.
  4. Scan de QR-code die verschijnt met een authenticator app en klik op “Volgende”.
  5. Vul de zescijferige code in die je in je authenticator app vindt.
  6. Je krijgt een “back-upcode” die je kan gebruiken als zowel de authenticator app als de sms-code je in de steek laten. Klik op “Begrepen”.

Optie 2: SMS-code

  1. Na de algemene werkwijze bovenaan deze post zet je het vinkje aan bij “SMS”.
  2. Klik onderaan op het schermpje dat verschijnt op de knop “Aan de slag”.
  3. Klik op de knop “Code verzenden”.
  4. Vul de code die je via SMS ontvangt in en klik op “Volgende”.
  5. (idem als in Optie 1) Je krijgt een “back-upcode” die je kan gebruiken als zowel de authenticator app als de sms-code je in de steek laten. Klik op “Begrepen”.

Actief!

Ongeacht of je nu koos voor optie 1, optie 2 of beide … Dubbele authenticatie is actief. Er wordt gezocht naar een evenwicht tussen gebruiksgemak en veiligheid. Enkel wanneer je je aanmeldt in een browser/op een computer die je niet eerder gebruikte zal je na het ingeven van een juiste gebruikersnaam en wachtwoord ook nog een code moeten ingeven.

Heb je vragen, problemen of opmerkingen? Contacteer mij gerust!

Tweets opslaan in Excel met Microsoft Flow

Microsoft Flow, onderdeel van Office 365, is een online dienst die het best te vergelijken is met If This Than That. Beide diensten laten toe om “iets te doen” op het ogenblik dat er “iets gebeurt”. Een praktisch voorbeeld is een mailtje versturen (naar jezelf) wanneer iemand een bestandje plaatst in een gedeelde online map (bv. in Dropbox).

Microsoft Flow is relatief nieuw, in elk geval een pak minder oud dan dan If This Than That maar is qua mogelijkheden bezig aan een serieuze inhaalbeweging.

Het idee voor deze blogpost kwam er toen een oud-leerling, Ward Bruggeman, startte met om het uur informatie van zijn weerstation te tweeten. Leuke “echte” informatie voor een les rond statistiek of Excel, dacht ik, hoe kan ik die informatie uur na uur verzamelen. Met Microsoft Flow dus …

Schermafbeelding 1
  • Een aangemeld klik je in het menu links op “Maken” en vervolgens kies je het type “Automatische stroom”.
  • Geef de stroom een naam en kies als trigger “Wanneer er een nieuwe tweet wordt geplaatst”, bevestig met de knop “Maken”. (zie schermafbeelding 1)
  • Kies als zoektekst voor deze trigger “from:@ward_weerman weerstation”. (Microsoft Flow stelt voor om ‘van:@…’ te gebruiken maar dit werkt NIET, het moet ‘from:@…’ zijn). (zie schermafbeelding 2).
Schermafbeelding 2
  • Klik wat lager op de knop “Nieuwe stap”, zoek naar “rij toevoegen” en kies “een rij toevoegen aan een tabel”.
  • Maak een nieuwe Excel document aan, plaats in rij 1 de titels “TweetID”, “Tijdstip” en “Tweet”. Selecteer de eerste rij en klik in het lint op “Start”, “Opmaken als tabel” en kies een willekeurige lay-out. Let er zeker op dat je het vinkje bij “Mijn tabel bevat kopteksten” aan zet. Plaats het Excel document in je Office 365 OneDrive. Geef het systeem enkele minuten tijd om te synchroniseren.
  • In het dialoogvenster “Een rij toevoegen aan een tabel” ga je op zoek naar het Excel-document. Eens gevonden kan je de net aangemaakte tabel kiezen en daarna verschijnen alle kolommen in het dialoogvenster. Bij het aanklikken van de invulvakken naast die kolommen verschijnt het venster “Dynamische inhoud” waar je kan kiezen uit heel wat onderdelen van de Tweet. (zie schermafbeelding 3).
  • Klik op “Opslaan” om deze flow te activeren.
Schermafbeelding 3

Zo lang Ward tweets blijft sturen vanuit zijn weerstation zal er elk uur een lijntje worden toegevoegd aan het Excel-document met daarin het ID, tijdstip en de tekst van de Tweet.

In een volgende blogpost leg ik uit hoe ik de informatie voor Wind, Neerslag, Temperatuur … in verschillende kolommen opsla met Microsoft Flow.

Oplichterij in je mailbox (scam)

Sinds begin oktober kreeg ik van meerdere lezers ongeruste berichtjes. Ze ontvingen een mail waarin ze vriendelijk doch dringend (meestal binnen de 24 uur) worden verzocht om een vrij grote hoeveelheid geld over te maken via bitcoins.

Als je dat niet doet dreigt de auteur van de mail ermee om een filmpje door te sturen naar al je contacten met daarin afwisselend beelden uit een sexfilmpje (waarnaar jij zou gekeken hebben) én beelden van jijzelf gemaakt door je webcam.

De mail is meestal in zeer behoorlijk Engels opgesteld en komt erg overtuigend over omdat hij één van je wachtwoorden bevat. De redenering bij veel mensen is dan ook “als hij mijn wachtwoord kan hacken, dan wellicht ook de rest van mijn computer …”.

Geen paniek. Je computer werd niet gehacked, je contactpersonen werden niet gestolen én je werd niet gefilmd. (Hoewel dit technisch allemaal mogelijk is!!). De mail wordt naar duizenden/miljoenen mensen doorgestuurd. Als 0.01% van alle ontvangers de som geld betaalt dan heeft de verzender van de mail een goeie (doch illegale) zaak gedaan.

Maar hoe komen ze dan aan mijn wachtwoord als ik niet gehacked ben? In het recente verleden werden grote websites als LinkedIN gehacked (niet jij dus) waarbij miljoenen wachtwoorden uitlekten. (zie ook mijn artikel over Gotcha.Pw) Lijsten met miljoenen uitgelekte wachtwoorden zijn makkelijk te vinden op internet en worden gebruikt als basis voor deze mails.

Wat moet ik nu doen? Niets. De mail moet je verwijderen, negeren en in geen enkel geval iets betalen. Indien je het wachtwoord in de mail nog steeds gebruikt, wordt het wel hoog tijd om je wachtwoord te wijzigen.

Gedeelde bestanden op MS-Teams “alleen lezen” maken.

MS Teams is een online platform dat tot doel heeft om samen te werken aan een project. Het is onderdeel van Office 365 en kan zowel voor zakelijke toepassingen als onderwijs doeleinden gebruikt worden.

Bij een net aangemaakte MS Teams-site kunnen leerlingen (al dan niet per ongeluk) bestanden, die je met hen hebt gedeeld, wijzigen of verwijderen. Om dit te voorkomen doe je er goed aan het onderdeeltje “bestanden” van de MS Teams-site “alleen lezen” te maken voor de leerlingen.

  • Open de MS Teams-site die je wil aanpassen.
  • Klik op “Bestanden”.
  • Klik op “Openen in SharePoint”. (zie schermafbeelding)

Je krijgt je bestanden nu in een minder gebruiksvriendelijke omgeving te zien.

  • Klik uiterst rechts op het “informatie icoontje” en vervolgens op de link “Toegang beheren”. (zie schermafbeelding)

Je krijgt te zien welke groepen toegang hebben tot de bestanden van je MS Teams-site. De namen zijn niet helemaal zichtbaar, daarvoor zijn ze te lang. Laat je muis over de namen bewegen en er verschijnt een klein dialoogvenstertje waarin je de volledige naam kan zien.

  • Ga op zoek naar de groep waarvan de naam eindigt op “Leden”.
  • Onder deze groep staat een link “Kan bewerken”.  Klik op deze link en kies voor “Wijzigen in alleen weergeven”.

Goedkoper internet via de kabel

Sinds Telenet verplicht werd de kabel open te stellen voor andere spelers kan je ook bij Orange (het vroegere Mobistar) terecht voor internet via de kabel. Deze relatief nieuwe speler moet zijn plekje op de markt veroveren en doet dat met mooie voorwaarden.

Het aanbod van Orange is het eenvoudigst: Je krijgt onbeperkt internet (geen beperking qua datavolume) aan een snelheid van 100 mbit/s + digitale TV met een 70 tal zenders waarvan een 20 tal in HD kwaliteit. Daarvoor betaal je (promoties niet inbegrepen) 49 euro per maand.

Telenet heeft veel meer formules in de aanbieding. Zo is er vb. Internet Fiber 100 + TV. Dit houdt in dat je 200 GB mag downloaden (dus niet onbeperkt zoals bij Orange) aan een snelheid van 100 mbit/s + digitale TV met een uitgebreider zenderpakket dan bij Orange en de mogelijkheid om het zenderpakket nog (betalend) uit te breiden. Dit kost je 76,90 euro per maand (momenteel wel een promotie actie van 10 euro per maand!).

Als je niet echt wakker ligt van niche TV zenders dan is het aanbod van Orange duidelijk interessanter en met die conclusie belde ik de helpdesk van Telenet. (015/66 66 66) Na wat doorschakelen probeerde een uiterst vriendelijke operator me nog even uit het lood te slaan met wat technische termen (mislukt ;)) maar ging al vrij snel over tot het toekennen van een maandelijkse korting van 14 euro per maand en dit voor minstens 12 maanden.  Ruim 150 euro gewonnen met een telefoontje van 5 minuten :).

Verhuis naar Orange of haal net als ik je korting binnen bij Telenet en spendeer het geld aan iets leuker (Suggestie: trakteer mij op een etentje ;)). Laat je niet uit je lood slaan door wat technische termen van de helpdesk medewerker, dring aan op een korting, het lukt je zeker!

Contacteer mij gerust als je vragen hebt.

Microsoft Classroom met pensioen

In April 2016 stelde Microsoft een in Office 365 geïntegreerde digitale leeromgeving (ok, dat is een groot woord) voor: Microsoft Classroom.  Voor scholen die al volop de kaart van Office 365 hadden getrokken een handige extra.  In Mei 2017 werd beslist om het product, dat nooit de Preview fase heeft verlaten, niet verder te ontwikkelen en op 31 Juli 2017 definitief stop te zetten.

Als opvolger wordt Microsoft Teams for Education voorgesteld. Microsoft Teams is een zakelijk platform om samenwerking binnen teams te ondersteunen, de “Education” versie werd speciaal aangepast voor samenwerking binnen scholen (klassen, lerarenteams, enz …). Net als Microsoft Classroom is Microsoft Teams volledig binnen Office 365 geïntegreerd.

Microsoft Teams for Education heeft zo goed als alle functies van Microsoft Classroom, de manier van werken is ongeveer identiek. Doordat Microsoft Teams een grotere doelgroep heeft (zowel bedrijven als scholen) lijkt Microsoft er veel meer middelen tegenaan te gooien. Zo zijn er op vandaag al mobiele apps beschikbaar voor zowel Windows, IOS als Android en bureaublad apps voor zowel Windows als Mac.

Classrooms worden niet automatisch gemigreerd naar Teams!! Alle bestanden blijven beschikbaar binnen SharePoint Sites van waaruit ze makkelijk kunnen gekopieerd worden naar OneDrive. Alleen de punten die gekoppeld werden aan taken gaan op 31 Juli definitief verloren.

Vragen of opmerkingen? Nood aan ondersteuning bij de migratie naar Teams? Op zoek naar een opleiding voor je leerkrachten? Contacteer mij!

Office Lens: Must have app voor je smartphone

Office Lens - Stap 1In mijn lessen gebruik ik vaak artikel(tje)s uit tijdschriften en kranten. Je zag me dan ook wekelijks sukkelen met onhandige krantenformaten bij de scanner. Daarna nog wat sukkelen in een fotobewerkingsprogramma om de andere artikelen weg te knippen, de strijd met het OCR pakket had ik jaren geleden al opgegeven.

Gelukkig is dat dankzij Office Lens allemaal definitief verleden tijd.  Office Lens is een GRATIS app die zowel beschikbaar is voor iOS, Android als uiteraard voor Windows.  Met deze app kan je eenvoudig artikels inscannen, ongeacht of dat nu een klein artikeltje in een krant is of een artikel dat een volledige A3 in beslag neemt.

Hoe ga je te werk?

  1. Installeer de app op je smartphone of tablet
  2. Open de app en kies wat je wil gaan inscannen: een Foto, een Document, …
  3. Neem het artikel in het vizier, je zal merken dat de app zelf op zoek gaat naar de “randen” van het artikel. Geef de app eventjes de tijd meestal lukt het wel … Als je tevreden bent klik je op de grote oranje knop om het beeld vast te leggen.
  4. Is Office Lens er niet in geslaagd om de randen van je artikel correct aan te duiden? Klik dan bovenaan rechts op de “Crop” knop (net naast het woordje “Gereed”). Je kan nu zelf de randen van het artikel aanduiden.twee
  5. Tevreden? Klik dan op de knop “Gereed”. Je kan nu kiezen waar je deze afbeelding wil opslaan. Kies je “OneDrive”, “OneNote”, “Word” of “PowerPoint” dan moet je eerst eenmalig een Office 365 of Outlook.Com account instellen.
  6. Vul je Office 365 of Outlook.Com gebruikersnaam in en klik op “Volgende”.  Geef aan of dit een privé account (meestal Outlook.Com) of een bedrijfsaccount (altijd Office 365) is. Geef tenslotte je gebruikersnaam en wachtwoord in voor deze Office 365 of Outlook.Com account.drie
  7. Kies je “Word” dan zal een WORD bestand naar de “OneDrive” van je Office 365 of Outlook.Com gekopieerd worden. Dit Word bestand bevat het artikel in bewerkbare tekst (er werd dus OCR op toegepast !!!) EN een afbeelding van het artikel. De afbeelding is niet zomaar een foto, maar werd door Lens bewerkt zodat de afbeelding perfect leesbaar is net alsof het artikel ingescanned werd.

    Kies je “OneDrive” dan zal enkel een afbeelding (JPEG bestand) naar de “OneDrive” van je Office 365 of Outlook.Com account gekopieerd worden. Net als bij “Word” gaat het niet zomaar om een foto maar om een bewerkte afbeelding die minstens de kwaliteit van een scan evenaart. OCR wordt bij deze optie niet gebruikt!!

    Kies je “OneNote” dan wordt een nieuwe pagina aangemaakt in een notablok die in je “OneDrive” zit. Dit lijkt op het eerste zicht enkel de afbeelding te bevatten maar ook de bewerkbare tekst zit in “OneNote”.  Wanneer je de notablok bekijkt in de desktop versie van “OneNote” kan je rechts klikken op de afbeelding en kiezen voor “Tekst kopiëren van afbeelding”. Wanneer je vervolgens op een vrije plaats klikt met de rechtermuisknop en kies “Plakken” verschijnt de tekst in een bewerkbare vorm.

Het resulaat in “Word” formaat vind je hier.

Vragen of opmerkingen? Je weet me te vinden.